政府协同解决方案实现以下功能：“公文管理”、“档案管理”、“个人事务”、“通讯录”以及系统管理等几个栏目。

l        公文管理：收文管理、发文管理、督办管理、信访管理

l        档案管理：实现档案管理的自动化，包括文件来源、档案维护、档案借阅等

l        个人事务：电子邮件、日程管理、备忘录、个人工作行踪

l        通讯录：实现全厅按组织架构的通讯录管理

l        系统管理：工作流后台管理、用户管理、安全管理等。

1.1.1.        公文管理

1.1.1.1             收文管理

来文登录

登记接收的公文的属性及文件信息；以附件形式保存电子公文，或自动连接到扫描仪生成公文的电子文件。

当相关人员收到上级来文，并启动收文流程时， OA系统将自动登记文件属性及相关信息。同时电子公文可以以附件形式保存并和收文流转单一起形成一个收文的流程文件。如果有纸制文件可以将文件使用扫描仪生成电子文件，并作为流程文件的附件保存。

收文拟办

可送领导阅示，也可直接送部门阅办。根据收文流程的步骤，流程可做相关设置，承办人根据需要来决定文件是交给领导阅示还是直接送部门阅办。

领导批示

可选择用户、部门、角色（组）、职位等条件，自动形成阅示意见。领导可查看流程中所有步骤的处理过程和处理意见。

部门阅办

部门可直接阅办，或向本部门其他人员和下级部门拟办，自动形成拟办意见。

收文阅办

阅办人为收文的最终承办人。根据收文管理的需要，在流程中可以设置部门的阅办人为收文的最终承办人。

收文归档

公文中的信息自动转入档案管理系统，可支持批量归档。

BNOA的收文管理系统和档案管理系统是相联系的，收文流转结束后，系统会自动将文件保存至档案管理的指定目录下，多附件可以实现一次性的归档。

收文打印

收文流转单的打印存档。收文流转单的格式可以按照习惯进行自定义，同时如果需要，BNOA也可以按照设定的格式进行套打。将电子文件信息输出到纸制文件下，以供存档。

收文查阅

文件经办人可通过工作流查询功能，可以查阅未归档的收文。归档后，在档案管理系统中按权限进行查询。提交人、经办人员都可以查询正在流转的文件，并可以查询相关意见。因为归档后的文件都保存在档案管理中，对档案管理模块下的文件访问是需要授权的。

1.1.1.2             发文管理

发文拟稿

用户可选择模板，并录入发文单、正文和文件基本信息。拟稿人选择并填写完整对应的发文单，可将文件正文作为附件上传到BNOA中，形成正式的流程文件。

部门领导核稿

发至部门领导，并对正文进行修改。拟稿人将文件发送至本部门领导，如果使用角色判断，系统将自自动将文件发送到拟稿人的领导那里，领导可以对发文单以及文件正文进行修改。

部门领导会签

会签部门领导对正文进行修改。文件需要会签时，各个会签部门可以依次在文件中修改内容，系统保留每次修改的痕迹以及以及修改人的修改时间、姓名等信息，并自动生成一个新版本的文件。

秘书审稿

修改文件基本信息，自动生成主题词，对正文进行修改。在秘书审稿的步骤，可以修改发文单中的内容，并可以浏览和修改文件内容。系统可根据相关内容自动生成主题词。

领导会签

对正文进行修改或签署意见。在BNOA的发文单设计时，可以单独设计领导会签的录入栏，领导在这里可以签署意见，并可以对文件内容进行修改，系统将记录修改内容和时间，并生成新版本。

领导签发

领导确认签发。当领导处理时，有单独的领导意见录入框，领导可以签发相关意见，并可以直接打开文件浏览文件内容，确认无误后可以签发文件，并可以加盖领导的图片签名。

秘书校稿

在生成正式文件前，对公文进行最后一次的校稿。秘书可对文件进行校稿，并可随时调阅文件审批过程中的任何一个版本的文件进行对比。经过校稿后的文件内容就是比较完整的了。

生成正文

根据用户所选正文模板，自动分配文号，正文排版。相关处理人员将校完的稿件生成一份正式的、不含任何修改痕迹的文件，文件生成正式文号，并按照模版排好。

加盖印章

根据不同文件类型，加盖不同的电子印章。形成的正式文件，为了保证文件内容的安全性和完整性，可以对文件加盖电子印章，印章可以保证文件内容不被修改，并可以直接验证印章的真伪，采用PKI技术的电子印章具有很高的可靠性和安全性。

发文打印

打印公文正文，可无文头打印，并打印发文单用于发文归档。文件的打印包括两部分，一部分是对文件表单的打印，系统支持表单套打功能，可以直接将表单打印成自定义的格式。另一部分是对文件内容的打印，可以按照要求对正式文件进行打印。

发文传阅

选择传阅人员、部门、角色（组）、职位等，分发传阅。传阅人员阅文后自动记录阅文时间，并能统计所选传阅人员的传阅情况。可以根据需要选择需要传阅的范围，记录传阅人阅读文件的时间和统计传阅情况。

发文归档

发文流程结束后，公文自动转入档案管理系统归档。文件流转结束后，会自动归入档案管理中指定的文件夹中。

发文查询

²       未归档前，可在流程系统中查询；

²       归档后，在档案管理系统中根据权限查询。

²       未归档的文件，承办人员和其他相关人员可以在系统中查询到文件。

²       归档后的文件查阅需要在档案管理中申请查阅。

1.1.1.3             督办管理

督办管理流程

²       整个督办管理的流程从立项开始，可以根据领导批示设立的督办的项目，也可以由处内的人员根据实际情况设立督办项目。

²       把立项后的督办文件向领导报批审核。

²       领导审批通过后就可以确定项目的具体经办人；若项目报批不通过，那么就将督办项目直接归档。

²       确定具体经办人后，就可以将此督办项目下达到一个或几个有关部门，如需要其他单位合办，可以通知有关单位。

²       定期向立项部门反馈办理结果，如电话记录等。

²       立项部门可以根据反馈的办理结果往下发催办通知。

²       若办理完结，可以对办理的结果进行编辑，放在网上，供办公人员查阅。

²       并对已经办结的项目进行统一归档。

超时催办

系统提供超时催办界面，有权限用户可以按流程类别或用户或滞留时间等不同条件的组合对流转中的公文和公务进行“公文超时”查询，并提供对选中信文的当前办理用户发送催办信息、重发该信文等功能。

统计功能

系统提供详细的统计功能，提供自定义格式的统计工具，提供二维表单、饼图、柱状图、曲线图等常用图表的自动生成工具，可以定义好后自动生成各种统计结果信息。

1.1.1.4             信访管理

信访、外部投诉处理模块允许对来自人大、政协，其他渠道的呼叫中心，外部门户投诉受理信息登记、处理、统计等操作，特性如下：

²       对于指派的处理人员进行催办、督办提醒；

²       处理结果的登记、检索；

²       投诉处理统计。

1.1.2.        档案管理

档案管理模拟现实中组织档案管理的过程，将实际的档案柜、档案夹简化为轻巧的电子视图和电子文件夹。

基本功能

²       文件管理 

可归卷、移卷，文件字段可根据不同类别进行维护，维护权限在档案管理员处。

²       案卷管理

    可立卷、封卷、开卷等基本的案卷管理操作。

²       借阅管理

文件管理、案卷管理、借阅管理依据常规的档案管理规范进行。

多级分层控制

具体层次为档案室（库房）、档案库（类别）、案卷夹 、案卷及文件，可实现大规模档案室的实际需要。

严格的权限控制和在线借阅

每一用户对于档案及其原件有不同的权限，具体为查找、查看或无权。拥有查找权限可查找到档案，但无权直接查看档案原件，需提交在线申请，在得到档案管理员的在线授权后即可在线查看原件。拥有查看权限可直接查看档案原件。

工作流自动归档

²在工作流中流转的文件（原件）可直接归档到档案管理模块中的指定的档案夹中，无需人工处理。

²公文流转及工作流事务文件可以进行归档，内容包括文件信息、处理信息、流经步骤、流程信息及附件信息。

1.1.3.        个人事务

1.1.3.1             电子邮件

BNOA电子邮件模块，自由集成各类POP3和SMTP邮件服务器。

功能包括：

☆      发送内部、外部电子邮件

☆      多账号接收外部邮件

☆      自定义邮箱

☆      从通讯录中选择收件人

☆      从系统用户中选择收件人

☆      将邮件附件直接保存到BNOA文档管理系统中

☆      配合SMS Server，实现新邮件的手机短消息提醒

1.1.3.2             工作日程

OA工作日程功能，帮助单位成员有序的规划每日工作。特性包括：

²       左侧显示前后3个月的时间表，右侧显示每日时间表

²       可添加重复的日程（如每周几、每月几号的日程）。

²       对查询日程可按时间统计打印

²       工作日程增加时，如果是跨日的，为便于根据日期显示日程，则根据天数拆分为多天纪录存储和显示。日程打印时按日输出。

²       邮件提醒功能

²       配合SMS Server，实现新日程的手机短消息提醒

²       显示农历日期

²       对于不同得日程状态（如是否阅读），分别用不同的图标标示。

1.1.3.3             个人备忘录

备忘录功能用于记录个人的待办任务，用来记录一些没有限定执行时间的事件。个人备忘录由自己维护，特性包括：

²       备忘录可按关键字查询，各人只查看自己的备忘录

²       增加工作内容、修改工作内容、完成后对工作设置完成标志

²       能检索未完成和已完成工作

1.1.4.        通讯录

OA中的通讯录提供左菜单列表按组或部门输入和查询。提供对科技厅人员的电话、手机等信息内容的维护功能。

通讯录展示内容如下：           

²          姓名

²          性别

²          职务

²          单位名称

²          部门

²          单位地址

²          邮编

²          工作电话

²          家庭地址

²          家庭电话

²          手机

²          传真

²          电子邮件

1.1.5.        系统管理

系统管理包括：工作流后台管理、用户管理、安全管理等。相关部分可详见投标文件或需求分析说明书。

在此将工作流管理部分进行重点说明：

工作流引擎（Business Process Management System, 简称BPMS）是信息交互与管理的中枢，是政府内网中各级系统之间业务流程整合和信息上传下达的控制中心。同时，对于新开发的应用，可以作为流程管理系统完成部门内部业务系统的流程执行。业务流程管理系统为不断的、跨部门的流程重组和流程优化提供了技术基础和平台。业务流程管理系统提供一系列工具来设计、修改、部署、监控与管理业务流程及各流程节点对应的服务。

本方案中将提供：

l        表单设计平台

定义工作流中所使用到的表单,如收文单、发文单、签报单、审批单等。

l      工作流设计平台

负责给出工作流程的定义，并以一定的数据格式提供给工作流引擎解释；

l      报表设计平台

用于设计工作流的统计报表，将来用户可以随时按照定义好的查询条件，查询并生成这些同价报表。

l      工作流运行平台

它是工作流管理系统的核心，负责工作流的解释执行，而其核心是工作流引擎，它负责分派任务，管理整个任务的执行；

l      管理和监视平台

负责监控工作流的执行，可以查看和改变工作流的活动状态；

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